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Allgemein kann unter Tagungstechnik die zur Abhaltung der Tagung notwendigen Gerätschaften und Organisation verstanden werden. Dieser Text hat die Aufgabe Ihnen einen kurzen Einblick in die zwei Bereiche zu geben.

Die Organisation der technischen Ausstattung

Bevor die Tagung beginnt, müssen die Örtlichkeiten organisiert und die Einladungen verschickt werden. Die Betreuung der Tagungsmitglieder muss stehen. Zu den zentralen Aufgaben der Organisation gehört dann auch die Planung des Aufbaus und Ablaufs der Tagungstechnik. Das sind Video-, Licht-, Übersetzungs- und Audiotechniken. In der Zeit der Veranstaltung muss die Tagung betreut werden, um kleinere Probleme in der Technik in den Griff zu kriegen.

Die Konferenzgerätschaften

Es sind Geräte, die zusammengefasst die Übertragungen von Wort und Bild bei Tagungen unterschiedlicher Größe erlauben. Hier können Sie vereinfacht von Tagungstechniken des Hörens und Sehens sprechen. Beim Hören geht es um die Beschallung und die Übersetzung. Die Darstellung des Bildes wird mit Videogeräten durchgeführt. Zum Sehen gehört auch die richtige Beleuchtung. Die Techniken des Audio- und Videobereiches müssen verbunden sein, damit der Vortragende dem Tagungsmitglied seinen Vortrag in Wort und Bild vermitteln kann. Videogerätschaften wie Projektoren, Interwrite Panels, Videokameras, Laserpointer, Switcher, Bildschirme und Leinwände sind die zentralen Elemente im Bildbereich. Die Beschallungstechnik besteht aus Geräten zur Eingabe der Reden, Präsentationen, Diskussionen oder der Musik. Das ist vor allem das Mikrofon. Weiterverarbeitet wird die wörtliche Darstellung durch Verteiler, Mischpulte, Equalizer, um sie dann mittels Lautsprecher oder einer Dolmetscheranlage auszugeben.

Tagungen können fremdsprachliche Teilnehmer haben, für die eine Übersetzung unerlässlich ist. Die Dolmetscheranlage ist hier das Kernstück der Tagungstechnik. Die Anlage besteht aus technischen Geräten, die aus einer einsprachigen Rede eine mehrsprachige machen. Die Geräte sind die Steuerzentrale, die Infrarotanlage und das Dolmetscherpult. Das Dolmetscherpult steht in der Dolmetscherkabine und ermöglicht dem Übersetzer eine Wahl der Kanäle, in welche er hineinspricht und welche er hören möchte. Der Übersetzer nutzt ein Hör-Sprech-Set oder agiert durch ein festes Mikrofon und einen Kopfhörer. Verbunden ist das Dolmetscherpult mit der Steuerzentrale. Die Steueranlage kontrolliert die Kanäle, die den Originalton aufnehmen und an den Übersetzer weitergeben oder die Übersetzung an den Tagungsteilnehmer.

Für die Tagung ist gutes Licht unabdingbar. Zentrale Gerätschaften sind hier: Scheinwerfer, Dimmer, Lichtmischpulte und weitere Beleuchtungstechniken. Eine Konferenz kann interaktiv gestaltet werden, in dem Systeme es dem Tagungsteilnehmer erlauben, auf den Referenten zu reagieren, und diesem wiederum zu antworten. Ausgerüstet ist eine Tagung auch mit internetfähigen Computern, die entweder über WLAN oder LAN ins Internet gehen.