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Web Konferenzen sind über das Internet durchgeführte Treffen verschiedener Teilnehmer, die sich in Wirklichkeit an unterschiedlichen Orten rund um den Globus befinden können. Anstatt eines klassischen Konferenztisches sitzen die Teilnehmer vor ihrem eigenen Computer.

In der Regel sind die jeweiligen Rechner so miteinander vernetzt, dass auf dem Bildschirm auch die Desktops der anderen Mitglieder ersichtlich sind und so Dokumente oder Präsentation der anderen angesehen werden können. Ebenso wie bei einer herkömmlichen Konferenz findet in Web Konferenzen dann ein Dialog zwischen den verschiedenen Teilnehmern an unterschiedlichen Standorten statt, der teilweise aber auch von Vorträgen oder Präsentationen unterbrochen werden kann. Mit der Einbindung so genannter elektronischer Meetingsysteme ist es zudem möglich, innerhalb einer Web Konferenz Techniken wie Brainstorming, Diskussionen oder auch Abstimmungen computergestützt durchzuführen, außerdem können die Meetings so unabhängig von den einzelnen Teilnehmern vor- und schließlich auch nachbearbeitet werden. Ergänzt werden können Web Konferenzen auch um eine Videofunktion, mit der sich die einzelnen Teilnehmer mit Hilfe einer am PC installierten Kamera direkt in die Augen schauen können. Hierzu wird ein Live-Video-Stream aller Teilnehmer eingesetzt und auf den anderen Computern angezeigt.

Um eine Web Konferenz zu organisieren, wird in der Regel eine herkömmliche E-Mail mit einer Einladung versendet, die einen Link sowie einen Zugangscode zur jeweiligen Konferenz beinhaltet. So soll sichergestellt werden, dass Unbefugte keinen Zugang zu den Web Konferenzen haben. Zum Zeitpunkt des angesetzten Meetings loggen sich alle Teilnehmer ein und können anschließend mit der Online Konferenz beginnen.

Generell können Web Konferenzen zum einen auf einem Inhouse Server umgesetzt werden, alternativ ist es möglich, einen gehosteten Service eines speziellen Anbieters zu nutzen; in diesem Fall sind allerdings Nutzungsgebühren abhängig von der Intensität der Nutzung fällig. Zur Kommunikation können dabei sowohl moderierte und unmodernere Chats zum Einsatz kommen, aber auch Video oder Voice-Over-IP Audio sowie eine direkte Telefonkonferenz werden häufig zur Verständigung unter den Teilnehmenden verwendet. Auch ist es bei vielen Programmen für Web Konferenzen durchaus üblich, dass Dokumente und Präsentationen von anderen Teilnehmern durch den Wechsel der Maus- und Tastaturkontrolle bearbeitet werden können, oder dass innerhalb der Konferenz bestimmte Applikationen und Anwendungen freigegeben werden.

Besonders bei international tätigen Unternehmen sind Web Konferenzen eine beliebte Kommunikationsform, da so Management oder andere Angestellte eines Unternehmens von Orten in der ganzen Welt an einer Konferenz teilnehmen können, ohne möglicherweise hohe Reisekosten durch Anreise und Aufenthalt zu verursachen.